Kelemahan Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

Macam-macam sistem penyimpanan memiliki kelemahan masing-masing. Adapun kelemahan dari sistem subjek antara lain:

Tujuan Mempersiapkan Daftar Klasifikasi dalam Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Subjek

Daftar klasifikasi arsip adalah daftar yang berisi pengelompokan arsip sesuai masalah. Pengelompokan harus sistematis, logis dan berjenjang dengan tanda khusus sebagai kode.

Berjenjang untuk tingkat I (masalah utama), tingkat II (sub masalah), tingkat III (sub-sub masalah).

Tujuan adanya daftar klasifikasi subjek dalam penyimpanan arsip antara lain:

Manajemen arsip membutuhkan ahlinya, jika ingin yang profesional dengan harga terjangkau dapat langsung ke Chayra Solusi Arsip.

Jasa pelayanan terbaik akan membantu dalam manajemen arsip sistem subjectical filing system sesuai kebutuhan. Penanganan dilakukan oleh tim ahli agar arsip rapi dan memudahkan pekerjaan.

Ingin kantor Anda lebih rapi dan teratur? Jangan biarkan arsip-arsip berantakan mengganggu produktivitas Anda! Chayra Solusi Arsip siap membantu Anda melakukan penataan arsip dengan cara yang efektif dan efisien.

Jangan biarkan arsip kantor menjadi masalah yang mengganggu kinerja Anda. Hubungi Chayra Solusi Arsip sekarang dan rasakan sendiri manfaat dari penataan arsip yang efektif!

Kurang Cocok untuk Berbagai Jenis Surat

Untuk sistem subjek kurang tepat apabila diberlakukan untuk berbagai jenis surat.

Kelemahan yang ada perlu mendapatkan perhatian sehingga dapat menutupi kekurangannya. Saat melakukan penyimpanan arsip sistem subjek ini ada baiknya mempersiapkan daftar klasifikasi arsip lebih dahulu.

Sulit Mengklasifikasikan Arsip

Arsip sulit dalam melakukan klasifikasi karena terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama atau mirip. Padahal arsip berbeda satu dengan yang lainnya.

Mudah Dikembangkan

Kelebihan kedua adalah mudah dalam pengembangan artinya tidak terbatas pada judul. Pengembangan berdasarkan pada susunan juga dapat dikembangkan lebih lanjut.

Baik perusahaan atau instansi pemerintah yang menggunakan sistem ini akan lebih rapi dalam susunannya.

Masih banyak kelebihan lainnya, yang pasti sangat memudahkan ketika mencari arsip lama atau baru.

Macam – Macam Filing System

Sistem subjek (subjectical filing system)

Sistem subjek merupakan sistem penyimpanan arsip yang mengelompokkan arsip berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan atau instansi pemerintahan cocok dengan sistem ini. Cara penyimpanan dan penemuan arsip sistem subjek berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

Kelebihan penggunaan sistem subjek yaitu, waktu untuk mencari dokumen lebih hemat karena permasalahannya berada pada satu tempat penyimpanan. Kita juga dapat memperluas dokumen subjek secara mudah dengan menyisipkan subjek baru atau menambah sub subjek pada subjek utama.

Kelemahan penggunaan sistem penyimpanan arsip yang menggunakan sistem subjek yaitu, pengklasifikasian yang sulit apabila ada berbagai perihal atau subjek yang hampir sama. Apabila tidak membatasi penggunaan istilah, penyimpanan tidak efektif. Daftar subjek atau daftar klasifikasi dapat rawan tumbuh secara tidak terkendali. Butuhnya bantuan analisis arsip berpengalaman untuk mengembangkan daftar klasifikasi. Penggunaan nama seseorang untuk daftar subjek dapat mempersulit pencarian.

Baca juga: Beralih ke Paperless dengan 8 Langkah Mudah

Penyimpanan sementara (File pending)

File pending yang disebut juga follow up file merupakan sistem penyimpanan arsip yang dilakukan secara sementara atau temporer sebelum proses dokumen selesai. Caranya adalah dengan melakukan pemberian label tanggal pada map-map yang berlaku untuk 3 (tiga) bulan. Setiap bulannya terdiri dari 31 map tanggal yang meliputi bulan yang sedang berjalan, bulan berikutnya, dan berikutnya lagi. Untuk pergantian bulan, cara menunjuknya adalah dengan pergantian penunjuk (guide) yang berjumlah 12. Adapun dokumen yang di pending sampai waktu tertentu dapat memasukkannya pada map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Setelah terproses, kemudian menyimpan dokumen yang di pending pada file penyimpanan dan menempatkan file pending pada salah satu laci dari lemari arsip.

Kendala Sistem Manajemen Kearsipan

Kendala adalah suatu masalah atau suatu keadaan yang menjadi penghambat untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai dan harus memiliki solusi tertentu sesuai dengan kendala yang dihadapi. Beberapa faktor dalam penyimpanan dan pengelolaan bisa menjadi kendala sistem manajemen kearsipan.

Menurut Sedarmayanti (2003), ada beberapa macam kendala atau hambatan dalam pengelolaan atau penyimpanan, antara lain:

Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

Telah disebutkan sebelumnya ada 5 sistem kearsipan yang paling sering digunakan untuk perusahaan atau instansi pemerintah. Kelima sistem tersebut adalah:

Masing-masing penyimpanan arsip dengan kriteria tersendiri. Penyimpanan arsip adalah salah satu sistem dalam manajemen arsip untuk menjamin penemuan kembali saat dibutuhkan pada waktu yang akan datang.

Dapatkan Kabar Terbaru dari Kami melalui Whatsapp Channel Chayra.ID. Jadi, jangan ragu lagi! Temukan solusi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda

Khusus pada sistem subjek adalah penyimpanan arsip dengan berdasar pada permasalahan yang terjadi. Sistem tersebut lebih tepat penggunaannya untuk instansi pemerintah atau jenis perusahaan yang menerima keluhan dari konsumen.

Sedangkan dalam rumah tangga, sistem subjek dapat dibedakan misalnya arsip pembayaran rekening listrik, arsip  pembayaran rekening telepon dan arsip khusus ijazah dalam keluarga.

Dapat pula dengan tambahan arsip khusus akte kelahiran, arsip piagam penghargaan anak dan masih banyak lagi. Semuanya memiliki subjek khusus berdasarkan apa yang mau disimpan dalam arsip tersebut.

Ada kelebihan karena mudah pencarian, tapi juga terdapat kelemahan yang perlu mendapat perhatian.